Planification des achats réussite en 9 étapes

Planification des achats

La planification des achats est essentielle pour que les entreprises réduisent leurs coûts d’approvisionnement tout en maintenant les normes de qualité et de quantité de leurs produits.

La planification des achats est un processus dans lequel une entreprise décide de ce dont elle a besoin, de qui fournira les produits et du moment où les commandes seront exécutées.

De nombreux départements d’une organisation participent à l’équipe chargée des achats afin de faciliter la prise de décision et de maintenir l’efficacité.

Un membre de l’équipe est affecté à chaque étape, comme la proposition de commande, la recherche de fournisseurs et le processus d’approbation, afin de déterminer la stratégie d’approvisionnement la mieux adaptée aux besoins de l’entreprise.

Un bon plan de gestion de l’approvisionnement permettra d’identifier et de fixer des attentes réalistes en matière de produits, telles que le délai de livraison, le coût et la qualité du produit.

Cela permet à l’entreprise d’engager le personnel nécessaire pour optimiser l’efficacité du processus d’approvisionnement. De cette manière, une entreprise peut chercher à réduire les commandes de stock et les coûts de main-d’œuvre sans sacrifier la qualité des produits et des services

9 Étapes fondamentales de la planification des achats

Un processus d’approvisionnement bien planifié doit permettre de répondre aux besoins des entreprises grâce à une chaîne d’approvisionnement fluide. À chaque étape, il est important de s’assurer que la portée du projet est respectée et que la documentation adéquate est en place. Pour mettre en œuvre un système d’approvisionnement efficace, les entreprises doivent satisfaire aux exigences en matière de planification des achats, notamment :

1 – identifier le besoin en services ou biens

Tout d’abord, la gestion de l’offre doit répondre aux besoins de l’entreprise en termes de biens ou de services. Une fois tous les besoins identifiés, une étude approfondie est menée afin de déterminer la quantité, les exigences de production, le coût idéal et la taille du produit. Outre les détails, l’objectif de l’actif doit également être indiqué et justifié. La direction doit être en mesure de définir clairement l’objectif de l’actif.

  • Quel département a besoin de cet element?
  • Pour quoi cet article ou service va-t-il être utilise?
  • Cet élément est-il essentiel à la réalisation du projet?

Si l’article est justifié, l’équipe commencera par établir un calendrier d’achat qui limitera les stocks excédentaires afin de minimiser les coûts d’inventaire et de profiter des remises saisonnières des fournisseurs. Le calendrier doit également respecter la date de fermeture de l’entreprise et prévoir suffisamment de temps pour les livraisons sortantes des clients.

2 – Sélection de fournisseurs potentiel

Les responsables recherchent ensuite des fournisseurs capables de répondre à tous les besoins, coûts et quantités décrits dans le plan de produit détaillé. Lorsque plusieurs fournisseurs potentiels sont sélectionnés, ils sont parfois chargés de soumettre des offres pour répondre à la demande. Dans ce cas, l’équipe d’approvisionnement doit fixer une valeur maximale pour les offres, des conditions non négociables et un nombre maximal d’offres afin de déterminer qui se qualifie.

3-examen des offres et détermination de l’adjudicataire final.

La gestion de l’approvisionnement commence le processus de sélection par un appel d’offres (RFP) dans lequel toutes les exigences relatives au produit sont mentionnées. Les fournisseurs qui peuvent répondre aux exigences de l’entreprise sont contactés avec leurs propositions pour examen. Lors de la sélection du fournisseur final, les gestionnaires doivent prendre en compte les facteurs suivants:

  • Ponctualité
  • Qualité
  • Coût
  • Délai de livraison
  • Réputation

4 – Trouvez quels types de contrats sont appropriés

Selon le type d’entreprise, la demande peut porter sur un service ou un bien, ce qui exige un ensemble de conditions différentes. Différents types de contrats sont utilisés pour régler les accords entre l’acheteur et le vendeur, notamment

  • Bon de commande – généralement utilisé pour acheter des biens matériels.
  • Prix fixe – les prix sont négociés et fixés pour un bien ou un service.
  • Prix fixe plus prime – Les prix sont fixes mais une prime est prévue pour une livraison ou un traitement plus rapide.
  • Prix fixe avec ajustements économiques – Pour les projets à long terme où les prix initiaux peuvent être ajustés pour refléter la croissance ou le déclin économique.
  • Temps et matériaux – Généralement utilisé pour les services où l’entreprise complète le coût des matériaux d’installation et le salaire horaire du travailleur.
  • Recouvrement des coûts – Les tarifs sont fixes, mais les imprévus tels que les coûts supplémentaires de main-d’œuvre ou de matériel peuvent être recouvrés.

5- Gestion des Risques

Les entreprises ont besoin de stratégies pour atténuer les risques qui peuvent survenir dans leurs relations avec les fournisseurs. Toutefois, une gestion des risques efficace prend en compte les risques potentiels et internes. Les problèmes potentiels sont des erreurs externes qui peuvent entraîner des retards dans la chaîne d’approvisionnement. Il peut s’agir de retards de livraison, de pannes de machines, d’une qualité inférieure ou de conflits entre l’entreprise et le fournisseur.

Des problèmes internes tels que des restrictions budgétaires ou des attentes irréalistes concernant les produits peuvent également compromettre l’exécution des commandes. Les entreprises devraient décrire les mesures qu’elles prendront, le cas échéant, pour faire face à ces risques. Les esquisses devraient mentionner un fonctionnaire chargé de gérer les risques, ainsi que d’autres fournisseurs ou travailleurs.

6- Définir le processus de commande

En suivant le processus d’approvisionnement, les entreprises ont l’obligation de commencer l’authentification de rapprochement a trois voies :

  1. le département d’achat communique le bon de commande pour donner l’autorisation final d’achat au fournisseur.
  2. Le fournisseur fournit à sont tour à la société une facture faisons référence au bon de commande.
  3. Lors de l’arrivé des marchandise, le bordereau d’expédition est confirme avec la facture et le bon de commande afin de s’assurer que tous les couts et produits sont corrects.

Tous les documents sont ensuite déposes et conserves pour potentielles vérifications ultérieures.

7 – Contraintes détaillées

Contraintes du projet Les contraintes du projet doivent être mentionnées à toutes les étapes du processus de passation de marchés. En détaillant le budget de l’approvisionnement, le calendrier et les attentes en matière de production, on peut éviter les dérapages. La dérive est la lente augmentation du temps et des matériaux requis par les fournisseurs pour mener à bien un contrat, ce qui se produit généralement dans les contrats à long terme. Cela peut entraîner des dépenses supplémentaires pour l’entreprise et doit être atténué en fixant des délais et des coûts.

8 – Restez en contact avec les fournisseurs.

La programmation de réunions régulières avec le chef de projet et tous les départements actifs crée une transparence totale du système de passation de marchés. Les membres peuvent fournir des mises à jour et s’assurer que la production et les livraisons se font dans les délais prévus. Les enregistrements récurrents permettent également de trouver des solutions rapides si des problèmes surviennent à un moment donné.

9 – Evaluer l’expérience globale du fournisseur.


Une fois la commande finalisée, l’équipe chargée des achats doit évaluer l’expérience pour déterminer si le fournisseur a satisfait à ses normes générales. Si le fournisseur n’a pas atteint les objectifs de quantité, de qualité et de délai de livraison, l’entreprise peut commencer à chercher d’autres fournisseurs possibles. En revanche, si le fournisseur a dépassé les attentes, les deux parties peuvent commencer à construire un partenariat gagnant-gagnant.

La planification des achats prend en compte toutes les phases de l’achat des stocks. Une gestion de projet réussie maintient l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement et peut créer des partenariats entre fournisseurs et distributeurs qui rationalisent les futurs projets d’approvisionnement.